Top 5 mẹo viết mail chuyên nghiệp không phải ai cũng biết

Viết mail là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng đối với sinh viên và người trưởng thành. Việc làm sao để viết mail cho chuyên nghiệp không phải là điều ai cũng biết. Song, ở trường thường ít có ai hướng dẫn cho các bạn từng tí một. Trong bài viết này, top5kythu sẽ mách nhỏ cho bạn một số mẹo hay nhé.

1. Độ dài của email vừa phải

Một lỗi viết mail thường gặp của người Việt, đặc biệt là ở sinh viên, đó là viến mail quá dài dòng, lan man. Hãy tưởng tượng bạn có rất nhiều mail phải kiểm tra mỗi ngày, nhưng lại gặp một chiếc mail quá dài thì sẽ ngao ngán như thế nào? Điều đó sẽ khiến người nhận mail có ấn tượng không tốt với bạn đấy. Thay vì chào hỏi câu nệ, diễn giải quá nhiều, hãy tự hỏi bản thân: mục đính chính mình viết mail này là gì? Khi đã trả lời được rồi, hãy chỉ viết mail tập trung bày tỏ điều mình cần nói thôi nhé.

Vậy liệu nếu bạn có nhiều vấn đề cần nói thì sao? Hãy chia nhỏ thành các mail nhỏ và đặt tên subject đúng trọng tâm. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể tập hợp thất cả trọng tâm điều cầu nói và trình bày thành một file riêng để người nhận mail có thể dễ tiếp nhận hơn.

2. Tối ưu hóa câu chủ đề

Lỗi lớn thứ hai mà các bạn sinh viên thường mắt đó là lơ là viết câu chủ đề. Việt dán nhãn, đặt tên một email là vô cùng cần thiết khiến mail của bạn được chuyên nghiệp, chỉn chu hơn. Việc đặt một dòng chủ đề hay, đúng trọng tâm không chỉ giúp người nhận thư dễ dàng theo dõi mail hơn mà đồng thời còn giúp bạn thu hút sự chú ý của họ nữa đấy. Nếu một email được gửi lại với nội dung và thông tin liên quan đã được thay đổi, hãy nhớ thay đổi chủ đề của mình nhé.

3. Đừng gửi email ngay lập tức

Một người chuyên nghiệp không bao giờ gửi mail ngay lập tức sau khi soạn xong, kể cả trong những hoàn cảnh quan trọng cần trả lời nhanh. Hãy dành ít nhất một vài phút để kiểm tra các lỗi không đáng có: lỗi chính tả, chủ đề mail, thưa gửi, kí tên, cách diễn đạt,… Việc nhận một chiếc mail có lỗi sẽ khiến người đọc khó chịu và mất điểm và bạn đấy. Nếu cần soạn một mail quan trọng hay trình bày một vấn đề khiến bạn phân vân, hãy tra các mẫu mail có săn trên mạng hoặc tham khảo ý kiến của người khác trước khi gửi.

4. Gửi email đúng thời điểm

Lựa chọn thời điểm để gửi email cũng là một trong những yếu tố khá quan trọng bạn cần phải cân nhắc. Điều này phụ thuộc vào mục đích mà bạn muốn đạt được. Để tránh email bị thất lạc, bị bỏ qua hãy chú ý đến vấn đề này. Ví dụ, thứ 2 đầu tuần luôn là thời điểm bận rộn và có khá nhiều thứ cần giải quyết vậy nên việc bỏ lỡ email của bạn là điều rất dễ dàng. Còn chiều thứ Sáu lại là thời điểm không tốt để gửi bởi vì mọi người thường về sớm hơn một chút để chuẩn bị cho kỳ nghỉ cuối tuần.

5. Quản lý email chặt chẽ

Hãy học cách quản lý thư mục, phân email vào các mục khác nhau để dễ quản lý hơn. Đồng thời hãy học cách hình thành thói quen check mail và ghi chú thường xuyên. Đây là bước quan trọng giúp bạn có thể trở thành một người làm việc chuyên nghiệp, trả lời mail đúng hạn, không làm thất lạc mail. Đồng thời, việc biết cách tổ chức, quản lý mail trong công việc cũng sẽ giúp bạn nâng cao năng suất làm việc của chính mình.

Trên đây là một số mẹo hay giúp bạn có thể trở nên chuyên nghiệp hơn khi viết mail. Top5kythu mong rằng bài viết đã mang đến nhiều thông tin tham khảo hữu ích cho quý bạn đọc.

—- Có thể bạn chưa biết : Top 5 công ty dịch thuật chuyên nghiệp nhất TPHCM