Top 5 mẹo giúp việc họp và làm việc online hiệu quả mùa dịch

Vì diễn biến phức tạp của dịch COVID-19, đã có nhiều công ty khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà. Với một số người khi làm việc từ xa là khái niệm mới và cần phải làm quen với nó. Hãy cùng tham khảo một số mẹo để làm việc từ xa hiệu quả nhé!

Xu hướng họp và làm việc trực tuyến trong mùa dịch:

– Việc chuyển đổi từ hình thức họp offline (gặp trực tiếp) sang online (gặp trực tuyến) là phù hợp với tình hình dịch bệnh đang diễn biến căng thẳng như hiện nay vì điều này sẽ giúp giảm tiếp xúc, hạn chế dịch bệnh lây lan.

– Họp trực tuyến thông qua Internet có nhiều ưu điểm như hiển thị hình ảnh trực quan, sinh động, kết nối được nhiều nơi, chia sẻ thông tin giữa những người làm việc ở cách xa nhau, truyền âm thanh và dữ liệu giống như đang ở công ty,… Do đó, điều này có thể phần nào thay thế việc họp trực tiếp, trở thành xu thế trong thời đại mới.

1. Chuẩn bị sẵn kế hoạch, lịch trình họp

Lập ra một kế hoạch cũng như lịch trình họp cụ thể sẽ giúp người tham dự biết những gì sẽ diễn ra khi họp, và khi đó họ sẽ có sự chuẩn bị về nội dung một cách chỉn chu hơn để trình bày ý kiến với các nhà lãnh đạo.

Nếu bạn là host (người chủ trì), hãy đảm bảo an toàn cho cuộc họp, tìm hiểu các nền tảng họp trực tuyến để đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất cho cuộc họp của công ty mình. Đây cũng là dịp các nhà lãnh đạo thể hiện tài quản lý, khả năng lắng nghe và giao tiếp với nhân viên trong cuộc họp hiệu quả hơn.

2. Kiểm tra thiết bị, đường truyền mạng trước khi họp

Đừng đợi đến vài phút trước khi cuộc họp rồi mới đăng nhập, mà bạn cần kiểm tra các thiết bị trước đó khoảng 10 – 15 phút. Chẳng hạn:

• Trên điện thoại:

Đường truyền Internet đủ mạnh.

Không bị can thiệp bởi các ứng dụng khác khi đang vào họp.

Không bật quá nhiều ứng dụng dễ khiến việc máy quá tải và tự thoát ứng dụng họp trực tuyến.

Chuẩn bị sẵn các thiết bị bổ trợ như tai nghe phòng trường hợp tiếng phát ra trên điện thoại quá nhỏ.

• Trên laptop:

Đường truyền Internet đủ mạnh.

Đảm bảo máy ảnh hoạt động (hoặc không được che) nếu cuộc họp cần lấy ảnh.

Chắc chắn rằng loa/tai nghe hoạt động.

Đảm bảo micro hoạt động.

3. Chọn địa điểm yên tĩnh, phù hợp để họp, làm việc

Nên chọn một địa điểm thật yên tĩnh để tham gia vào cuộc họp và làm việc, vì ở nơi yên tĩnh giúp bạn dễ dàng tập trung và theo dõi cuộc họp hơn, đồng thời có thể thoải mái trình bày ý kiến, quan điểm của mình.

Nếu ở nơi quá ồn ào, tạp âm sẽ khiến bạn không thể tập trung vào cuộc họp, không chỉ vậy, chúng còn ảnh hưởng đến những người tham gia buổi họp vì âm thanh xung quanh sẽ bị thu vào, gây nhiễu.

Họp trực tuyến dễ dàng triển khai trên quy mô lớn, hỗ trợ chia sẻ nội dung và mọi người sử dụng được mọi lúc, mọi nơi, bởi vậy bạn nên tắt micro khi không cần nói chuyện và theo dõi buổi họp xuyên suốt để tránh ảnh hưởng đến mọi người khi đang họp.

Nếu để micro của bạn hoạt động trong khi không cần thiết, những tạp âm xung quanh bạn sẽ gây khó chịu cho những người tham gia cuộc họp.

4. Đảm bảo có mặt đúng giờ

Vì ở khoảng cách xa nhau nên việc có mặt vào buổi họp online đúng giờ là điều rất quan trọng, vì nếu bạn tham gia vào buổi họp trễ thì sẽ bỏ lỡ một số thông tin quan trọng cần được theo dõi, cũng như gây ảnh hưởng đến thời gian họp của mọi người.

Có mặt đúng giờ không chỉ giúp cuộc họp diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ mà còn giúp bạn gây ấn tượng tốt đẹp đối với cấp trên, đồng nghiệp, thể hiện bạn là một người có nguyên tắc.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên tuân thủ giờ giấc khi làm việc, thường xuyên kiểm tra tin nhắn đề phản hồi kịp thời, tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của đội nhóm nhé!

5. Ghi lại nội dung cuộc họp nếu cần

Một trong những ưu điểm của việc họp trực tuyến đó là bạn có thể ghi lại nội dung cuộc họp nếu cần bằng các chức năng sẵn có trên máy tính, điện thoại. Bản lưu trữ này có thể giúp bạn rà soát thông tin, phục vụ cho việc nghiên cứu hiệu quả hơn trong công việc.

Đồng thời, ghi lại nội dung cuộc họp giúp bạn chủ động trong công việc, bên cạnh đó bạn còn có thể chia sẻ các thông tin quan trọng đến những đồng nghiệp bỏ lỡ cuộc họp.

Nếu ngại ghi lại cuộc họp vì bộ nhớ của máy không đủ, bạn có thể ghi lại nội dung bằng phần mềm soạn thảo văn bản, ứng dụng ghi chú trên thiết bị điện tử như laptop, máy tính bảng, điện thoại,… Bên cạnh đó, bạn cũng có thể viết nội dung vào một cuốn sổ, tập giấy,… theo cách truyền thống.

—- Có thể bạn quan tâm : TOP 5 mẹo hay dùng khi phỏng vấn